Boka möte

Digitala kvitton – vilka regler gäller för arkivering?

Digitalisering

Digitalisering är ett begrepp som det pratas mycket om i de flesta branscher. I samband med digitaliseringens framfart har det även ställts nya krav på hur digitala kvitton ska arkiveras. Många frågar sig, vad säger egentligen lagen? Vilka regler gäller för digitala kvitton? Kan jag slänga mitt kvitto när jag fotat det? Digitalt eller papper?

För att göra det lite enklare har vi gjort en sammanställning på några av de vanligaste punkterna.

Vad säger lagen om digitala kvitton?

  • Arkiveringstiden är totalt sju år enligt bokföringslagen, och ska sparas i det formatet som det togs emot.
  • Om ett kvitto fotas med telefonen och i en applikation, exempelvis Visma Expense, ska papperskvittot sparas de första tre åren och därefter räcker det att den digitala kopian sparas.
  • En faktura eller kvitto som kommer till företaget i elektroniskt format (ex PDF) ska sparas i elektroniskt format. Mailet behöver inte sparas utan enbart fakturan.
  • Om företaget får en pappersfaktura och skannar in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att den skannade kopian sparas de resterande åren.
  • Överföringsregeln innebär att, om man överfört en faktura från ett format till ett annat, så ska fakturan sparas i det ursprungliga formatet de första tre åren.
  • Exempelvis om fakturan kommer via mail i PDF-format och skrivs ut, ska fakturan sparas elektroniskt i tre år därefter räcker det att den utskriva papperskopian sparas de resterande åren.

Hur lagringen av det elektroniska materialet ska organiseras, är upp till varje företag att själva bestämma. Exempelvis kan materialet sparas i affärssystemet eller i mappar på en server. Men kom ihåg: bokföringslagen har krav på överskådlighet och åtkomlighet gällande arkiveringen.

 

/Hanna Uhlén

Till alla bloggposter

Aktuellt